12/04/08 20:17

ORGANISATION par SECTEURS

Coordination générale

Responsable : Olivier LE CLANCHE

1 personne de 7h à 12h45 :

Connaître tous les secteurs, organisation, horaires, positions et contacts.

Veiller au bon déroulement de la manifestation. Réagir aux impondérables.

Accueil

Responsable : Armelle STREIFF-LE BOZEC

Sous une tente légère de Protéine 15, prévoir des petits plans du parcours en noir et blanc et un grand en couleur.

2 personnes de 8h30 à 12h00 :

Accueillir les participants, supporters et invités.

Vestiaire

Responsable : Pascale PAGE

Carnet à souche de tickets, Sacs plastique, agrafes, marqueur, Signalétique, Horaires.

2 personnes de 8h30 à 12h00 :

Préparer le local sous les gradins. Fermer l’entrée du premier vestiaire avec une table. Signaler le vestiaire et ses horaires.

Agrafer une partie du ticket au sac, inscrire le nom. L’autre partie du ticket va à l’enfant.

Nettoyer la zone. Libérer les lieux pour 12h15. ?.

PC informatique

Responsable : Xavier FABRE (TW-1)

J-1 Xavier a édité des listes pour le stand inscriptions.
4 listes des 4 catégories divisées en 3 tranches alphabétiques de A à I, de J à R et de S à Z, pour les 3 guichets.

1 personne de 7h30 à 8h45 :

Installer le poste de travail dans le Clubhouse (avec l’aide de Denis Clérin)

1 ou 2 PC, 1 imprimante, papier, Tables, Chaises, Alimentation 220V multiprise et rallonges, gaffeur, stylos, feuilles.

3 personnes de 8h30 à 11h30 :

Traiter les données des courses (venant des Badgeurs et des Ardoisiers).

Éditer les listes de participants au début (1 pour le podium) et de classements à la fin de chaque course (1 affichage et 1 Podium et Coupes & Médailles).

L’hirondelle porte les listes de résultats vers le Podium, vers l’Affichage et les Coupes & Médailles.

Elle va aussi chercher les bulletins des nouveaux inscrits.

2 personnes de 11h30 à 12h15 :

Ranger les matériels. Nettoyer la zone.

INSCRIPTIONS & DOSSARDS

Responsable : Sylvie RIEDLER

La tente fournie par la mairie est installée entre le club-house et les tribunes. Les tables sont fournies par le stade.

Les dossards sont pliés au carré et répartis en ordre numérique en 30 boîtes de 10 dossards.

4 personnes de 7h à 8h15 :

Monter la tente “inscription” devant le club-house.

Installer la signalisation de la tente des dossards enregistrements et inscription, à l’entrée du stade et vers les gradins.

Afficher, devant la tente, un grand tableau alphabétique des pré-inscrits et un panneau indiquant le bon sens (puce/pastille-rouge sur le devant) des chasubles.

Installer les 4 “guichets” :

• 3 guichets pour enregistrer les pré-inscrits.

4 listes pour 4 catégories, découpées en 3 portions alphabétiques (de A à I, de J à R et de S à Z).

Autant de surligneur ou stylo pour cocher les listes.

Les 300 chasubles pliés par 10 dans 30 boîtes sur une table “back offfice”.

• 1 guichet pour les nouvelles inscriptions.

Un paquet de 100 bulletins vierges pour des étudiants majeurs ou mineurs accompagnés.

ATTENTION les bulletins remplis doivent êtres signés par les parents.

Une caisse et de la monnaie pour encaisser les 3€.

6 personnes de 8h15 à 10h30 :

• 3 personnes enregistrent les participants et commandes les n° de dossard au back-office.

• 2 personnes au back-office cherchent les dossards et les apportent au guichet.

• 1 personnes enregistrent les nouvelles inscriptions, encaissent les 3€, distribuent les dossards et font la navette avec le PC Informatique. TW.

Les inscriptions et les enregistrements sont arrêtés 10 minutes avant le départ de la course (soit 8h50, 9h20, 9h50, 10h20 et 10h50 pour la course des adultes).

Les listes de la course au départ sont extraites.

L’équipe nouvelle inscription récupère les dossards non réclamés.

La liste va au PC du podium qui saura ainsi le nombre de participants.

4 personnes de 10h30 à 11h30 :

• 4 pour gérer les dernières inscriptions des adultes. Ranger les matériels. Nettoyer la zone.

• 4 personnes sont parties rejoindre l’équipe “collations & lots”.

Balisage / sécurité / Ouvertures / signaleurs / Fermetures

Responsable : Olivier PINEAU (TW-2)

4 personnes de 7h00 à 8h00 pour le balisage :

Faire une reconnaissance du parcours et repérer les points de contrôles.

Former et informer les équipes de Signaleurs. Listes par courses, plans avec marquage ?

1 personne à 8h00 rdv sécurité :

Organiser la sécurité avec la Croix-Rouge et le Médecin.

1 personnes de 8h45 à 11h à vélo :

1 ouvre la course à vélo devant le premier et vérifie que le parcours n’est pas encombré.

10 à 15 personnes de 8h45 à 9h30 statiques :

Contrôle de la course Junior & Cadets. Avec des membres de la Croix-Rouge.

8 à 11 personnes de 9h30 à 11h statiques :

Contrôle des courses Minimes & Benjamins. Avec des membres de la Croix-Rouge.

1 personnes de 8h45 à 11h à vélo :

1 ferme la course et s’assure que les derniers coureurs terminent en bon état.

3 personnes de 11h à 11h30 :

Fermeture du parcours et récupération des rubalises, nettoyage du parcours.

Départs & Arrivées

Responsable : Alain TRESSEL

3 personne de 8h à 9h :

Installer la file de comptage et la ligne d’arrivée avant chaque arrivée.

Un entonnoir est constitué de 2 barrières et la file de barrières et de rubalises.

Ce dispositif est placé juste après la ligne d’arrivée, à droite des tribunes (les coureurs arrivent de la gauche, côté NORD).

Il doit être suffisamment long pour contenir 15 à 20 coureurs en file indienne.

2 personnes à chaque départ de 9h à 10h45 :

Canaliser les groupes aux départs. Cordes.

3 personnes à l’arrivée des Cadets et Juniors de 9h15 à 9h30 :

Désinstaller, (déplacer vers la pelouse) la file de comptage et la ligne d’arrivée avant chaque départ.

• 1 badgeur équipé d’une raquette pour saisir les puces qui arrivent sur lui dans la file de comptage.

• 1 personne + dictaphone enregistre l’ordre des n° arrivés.

• 1 personne pour canaliser les coureurs vers et dans la fille de comptage, surveiller l’état de fatigue des arrivants et proposer des boissons sucrées et prévenir si besoin les équipes de sécurité et les diriger vers le stand Collations.

5 personnes à chaque arrivée de 9h45 à 11h :

Désinstaller, (déplacer vers la pelouse) la file de comptage et la ligne d’arrivée avant chaque départ.

• 1 personne (Alain) filme les arrivants avec la Caméra au niveau de la ligne d’arrivée.

• 1 badgeur équipé d’une raquette pour saisir les puces qui arrivent sur lui dans la file de comptage.

• 1 personne + dictaphone enregistre l’ordre des n° arrivés.

• 2 personnes pour canaliser les coureurs vers et dans la fille de comptage, surveiller l’état de fatigue des arrivants et proposer des boissons sucrées et prévenir si besoin les équipes de sécurité et les diriger vers le stand Collations.

Après chaque départ, 1 ou 2 personnes rejoignent le stand Coupes & Médailles.

3 personnes à l’arrivée des Adultes de 11h à 11h15 :

Les arrivées de la course des adultes seront faites avec papier, crayons …

À partir de 11h, démontage des installations, nettoyage de la zone.

Podium / Coupes & Médailles

Responsable : Chantal ROMAND-MONNIER (TW-3)

3 personnes de 7h à 8h45 :

Installation et organisation des estrades, podium, tentes, tables de présentation des lots.

Faire des tests avec la Sono. Préparer l’urne pour le tirage au sort de la Grande Tombola.

3 personnes de 8h45 à 11h15 :

• 2 personnes qui se relaient, l’un anime au micro, l’autre tiens le conducteur et le TW.

« Bonjour à tous… » Présentation et commentaire des courses et des arrivées.

• 1 personne au PC du podium qui récupère, en temps réel, les informations venant des badgeurs et les donne à l’animateur.

Le classement est remis par la navette du PC Informatique à la fin de chaque course.

1 personne de 9h15 à 11h30 pour les coupes et médailles des premiers :

Préparer les remises de prix en fonction des courses et des catégories.

Les passer au podium.

Préparer l’urne et les bulletins pour la tombola.

3 personnes de 11h15 à 12h :

Démontage des installations, nettoyage des zones Podium et Coupes & Médailles.

Sono

Responsable : Antoine ROMAND-MONNIER

Un PC est nécessaire.

1 personne de 8h15 à 12h : (Installer le véhicule son dès 7h).

Faire des tests vers 8h30 avec le Podium. Mixer les commentaires, la musique et les silences.

Démonter les installations pour 12h.

Contrôle Intermédiaire

Responsable : Philippe BESSIS

Enregistreur sonore, raquette, barrière ou rubalises éventuelles.

3 personnes de 8h30 à 11h30 :

Jusqu’à 9h, préparer la zone de contrôle des passages intermédiaires à l’entrée SUD du stade.

Tester l’enregistreur.

• Une personne enregistre le son des numéros de dossards qui passent et tient une corde.

• Une personne canalise le flux de coureur et les dirige en file indienne vers la raquette.

• Une personne saisit les puces avec la raquette.

À la fin de chaque course, aller brancher la raquette au PC du club house.

Ranger la zone après 11h.

Collations & LOts

Responsables : Marie-Line FUNCK

J-1 2 voitures samedi midi entre Champion Convention et le Stade.

Estimer le nombre de collations à préparer, Xavier aura le nombre d’inscrits, ajouter 10%.

Compter le nombre de rations et faire le rapport NB d’inscrit/NB de rations, préparer les poches-Collations.

Définir les types de lots sur un tableau puis préparer des poches-lots.

4 personnes de 8h15 à 9h15 :

Les tentes sont fournies par la mairie et les tables par le stade, signalétiques, denrées, cartons de récupération des dossards.

Les rôles des stands vont évoluer par 1/4h et alterner Collations et Lots

7 personnes de 9h15 à 10h15 :

• 1 personne met les enfants en ordre devant le stand.

• 2 personnes aux guichets reçoivent les dossards des coureurs.

• 2 personnes surlignent ou cochent des listes par catégories (courses).

• 2 personnes au back-office donnent des poches-collations ou les lots aux guichets qui les donnent aux coureurs.

9 personnes de 10h15 à 11h15 :

• +2 en renfort guichet et back office.

4 personnes de 11h15 à 11h45 :

Démontage des installations, nettoyage de la zone.

RESF ???

Responsable : ???

?? participants :

Une table RESF sera installée dans les gradins.

Ils installerons les calicots des sponsors : Champion, interflora… et le leur RESF !!!

Désinstallation en fin de manifestation.

Rangement & pot de l’amitié

Responsable : Denis CLERIN

Le maximum au rangement et nettoyage dès 11h :

Fermer le parcours et ramasser ce qui reste comme rubalises et divers détritus qui auraient pu êtres apportés par la manifestation.

Sacs poubelle, couteau ou paire de ciseaux.

Le pot de l’amitié ne commencera vraiment que quand tous les amis seront présents.

(52) Bénévoles pour le 21^e cross

19			52
P 15	Etablissement	Prénom	Nom	Equipe	Détail
	Staël	Nicolas	RIEDLER	accueil
P 15	Duhamel	Armelle	STREIFF	accueil ®
	Debussy	Laurence	BASQUIN	collations
P 15	Staël	Anne	INNOCENTE	collations
P 15	Ext	Marie-Line	FUNK	collations ®
P 15	Camille Sée	Olivier	LE CLANCHE	coordination ®
	Ext	Véronique	LENOIR	départs&arrivées	raquette arrivée
	Ext	Gilbert	MANCHO	départs&arrivées	cordes
	Buffon	Philippe	THOMAS	départs&arrivées	dictaphone
P 15	Ext	Alain	TRESSEL	départs&arrivées ®
P 15	Duhamel	Gérard	BAUMBERGER	informatique	assistant
	Ext	Marie	FABRE	informatique	hirondelle
P 15	Ext	Xavier	FABRE	informatique ®
	Staël	Rodyka	CREPON	inscriptions
	Buffon	Nicolas	D’ALLENS	inscriptions
	Modigliani	Philippe	GUIGNOUARD	inscriptions - départs&arrivées	cordes
P 15	Staël	Sylvie	RIEDLER	inscriptions ®
	Camille Sée	Antoine	HOUTON	intermédiaires
P 15	Citroën	Claude	JUPIN	intermédiaires
	RESF	Marie-Laure	BARBIER-ENFER	parcours	signaleur 2530m
	Camille Sée	Maryse	BAZZOLI	parcours	signaleur 2530m
	Buffon	Valérie	CAUVIN	parcours	signaleur 3440m
	Camille Sée	Lénaïk	DUVEAU	parcours	signaleur 2530m
	Modigliani	Agnès	HADEN	parcours	signaleur 2530m
	Camille Sée	Gilbert	HOZER	parcours	fermetures à vélo
	Buffon	Dany	LACROIX	parcours
	Duhamel	Gildas	LE BOZEC	parcours
	Modigliani	Anne	LOUISE	parcours
	Camille Sée	Claire	THEVENOT	parcours
	Modigliani	Anne-Marie	THOLI-PAYSANT	parcours	signaleur 2530m
	Modigliani	Frédéric	ROGGE	parcours - départs&arrivées
P 15	Staël	Claire	DESBONNEZ	parcours - collations	signaleur 3440m
P 15	Buffon	Sophamali	LANGLOIS	parcours - inscriptions	balisage, +ROUGE, signaleur
	Modigliani	Véronique	PINEAU	parcours - inscriptions
P 15	Debussy	Henri	SITTLER	parcours - inscriptions	balisage
P 15	Citroën	Philippe	BESSIS	parcours - intermédiaires ®	balisage, raquette
P 15	Buffon	Pascal	LANGLOIS	parcours - podium	balisage, PC
P 15	Modigliani	Olivier	PINEAU	parcours ®	ouverture à vélo
	Ext	Mme	BENECH	podium	coupes
P 15	Buffon	Patrick	LENOIR	podium	animation
P 15	Buffon	Chantal	ROMAN-MONNIER	podium ® - sono ®	animation
P 15	Ext	Denis	CLERIN	pot ®
	Buffon	Antoine	ROMAN-MONNIER	sono
	Citroën	Stéphanie	DESODT	vestiaire
P 15	Citroën	Pascale	PAGE	vestiaire ®
	Camille Sée	Nathalie	CHAILLOU-ZERBINI		(de 8h00 à 11h00)
		Stéphane	HATTAB		tout sauf de 10h15 à 10h45
	RESF	RESF	RESF
	RESF	RESF	RESF
	RESF	RESF	RESF
	RESF	RESF	RESF
	Modigliani	Sophie	ROCHE
	Apollinaire	…